Despesas confidenciais VS Despesas não documentadas VS Despesas insuficientemente documentadas VS Despesas Aparentes

4 – Despesa confidencial

4.1 – Tipologia das despesas

No âmbito deste trabalho, vou considerar vários tipos de despesas que apesar de terem algo de semelhante, possuem aspectos que as diferenciam e convém mencionar. São elas as Despesas Confidenciais, as Despesas Não Documentadas, as Despesas Insuficientemente Documentadas e as Despesas Aparentes.

Despesas confidenciais

As Despesas Confidenciais são um tipo de despesas, cuja principal característica é a de não se conhecer o beneficiário, ou seja, não há qualquer tipo de documento, há sim saídas de fundos em relação ao qual se desconhece o destinatário e o fim para que reverteu. São despesas por vezes necessárias ao bom prosseguimento das actividades empresariais e resultam de determinadas operações que não se apresentam devidamente documentadas. Este tipo de despesas serão objecto de desenvolvimento mais detalhado noutro capítulo.

Despesas não documentadas

São despesas, tal como as anteriores, sem documento comprovativo. No entanto, a sua contabilização pode ser feita através de uma nota discriminativa interna, autenticada por um Administrador ou Gerente da empresa pagadora.

Neste tipo de despesas podemos incluir dois subtipos:

– Por um lado, temos despesas com documentos autenticados pelo Administrador ou Gerente que se referem a despesas efectuadas sem qualquer comprovante externo, como é o caso, por exemplo, de serviços prestados por pessoas que não se encontram colectadas em Imposto sobre o Rendimento (construção civil, electricidade, etc.) e que não querem que o seu nome seja mencionado. Este tipo de despesas tem o mesmo tratamento das despesas confidenciais, chamando-se por isso mesmo “despesas confidenciais ou indocumentadas“.
– Por outro lado, são também despesas não documentadas aquelas que se efectuam pelo pagamento de serviços de limpeza, gorjetas, donativos (bombeiros, comissões de festas, etc.), deslocações em carro próprio e outras. São documentos de despesas cujo carácter vinculativo não é mais do que um recibo escrito à máquina com a assinatura da pessoa recebedora. As empresas têm por norma considerarem estas despesas como custos na conta 62298 – Outros Fornecimentos e Serviços. A Administração Fiscal, neste casos, não é muito rígida, já que os valores considerados nestas contas não são habitualmente muito avultados, não sendo contudo de entendimento pacífico dos técnicos verificadores.

Despesas insuficientemente documentadas

São despesas que nos termos legais não se encontram devidamente formalizadas ou descritas.
Nos termos do Artigo 362º do Código Civil, documento é “qualquer objecto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto“. Em termos fiscais, todas as facturas ou documentos equivalentes devem conter todos os requisitos previstos no Artigo 35º do Código do IVA (Anexo 2A), não servindo as guias de remessa como documento equivalente a factura apesar de ser um documento de transporte. Também a descrição das mercadorias ou serviços adquiridos devem estar devidamente clarificados, conforme nº 5 do mesmo Artigo, devem conter “a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos…, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável “.
Não são aceites pela Administração Fiscal a mera referência a “serviços prestados”, desacompanhados de outras especificações. Também não são considerados como correctamente quantificados os bens , quando se indicam caixas ou volumes, sem se especificar as unidades, ou a utilização de designações genéricas como, por exemplo, “brinquedos” ou “artigos de limpeza” ou a utilização linear do qualificativo “diversos”.
Se os documentos servirem para transporte das mercadorias, devem conter também, além dos requisitos anteriormente mencionados, os previstos no Decreto-Lei nº 45/89 de 11 de Fevereiro (Anexo 2B), com redacção do Decreto-Lei nº 166/94 de 9 de Junho (Anexo 2C).
Todas as despesas que se encontrem descritas irregularmente ou em documentos que não se encontrem devidamente formalizados conforme os requisitos legais estão sujeitos a penalidades.
Exemplo: Se o documento não obedecer ao Artigo 35º do Código do IVA, o sujeito passivo adquirente do serviço ou mercadoria não poderá exercer o direito de dedução do IVA e não pode considerá-las custos do exercício. No caso de ser documento de transporte e não obedecer ao disposto no Decreto-Lei nº 45/89, o sujeito passivo em falta poderá ter sanções que podem ir de uma coima até à apreensão do veículo.
São penalidades prejudiciais para os contribuintes que, sendo os mais interessados, devem empenhar todo o seu esforço para que os documentos correspondam aos preceitos legais, exigindo o seu cumprimento a todos os agentes que com eles se relacionam comercialmente.
Este é um tema bastante extenso que poderá ser tratado noutro trabalho, pois aqui são apenas dados os tópicos mais importantes.

Despesas aparentes

Em que a transacção não é real

São o tipo de despesas em que “só” o que não é real é a transacção descrita no documento. Este está formalmente em ordem, tem todos os elementos necessários à sua contabilização e dedução do IVA, preconizados no Artigo 35º do Código do IVA. No entanto, a empresa não efectuou, de facto, as transacções nele inerente. São documentos de despesas “arranjados”, para justificar saídas de fundos das empresas, que não se destinaram efectivamente para esse fim (finalidade da transacção), mas para outro desconhecido , que podem consistir em pagamentos “por fora” a quadros superiores da empresa ou em pagamento dos mais diversos tipos de comissões (este é um dos meios de fuga à tributação agravada das Despesas Confidenciais ).
Podem também significar que a empresa pretende empolar custos afim de sonegar resultados e, consequentemente, diminuir o valor dos impostos a pagar ao Estado. Este é um dos exemplos alegóricos das facturas falsas , hoje em dia tão em uso e abuso no nosso país.

Em que a transacção não é parcialmente real

É um tipo de despesas que, tal como as anteriores, estão formalmente correctas e até a transacção se efectuou na realidade, mas não na sua totalidade ou no valor expresso no documento. Têm o mesmo efeito que as anteriores, quer contabilisticamente quer para efeitos de retirada de fundos da empresa. Admitamos que uma empresa contratou um serviço de transporte no valor de cem mil escudos, no entanto, em conluio com o fornecedor ficou acordado que o valor da factura seria de duzentos mil escudos; um porque lhe interessava apresentar custos e o outro porque precisava que a sua empresa apresentasse resultados mais favoráveis para negócios com terceiros. Esta pode ser uma razão, mas poderemos apresentar outras.
Por exemplo, uma grande empresa precisa de subcontratar outra, no entanto, só mediante uma sobrefacturação lhe entregará a obra. Apresentamo-nos aqui perante uma situação em que o valor da obra será um e o valor da facturação será outro totalmente diferente. É um tipo de fraude que aliada à das facturas falsas, vai não só enriquecendo o bolso de determinados administradores como empobrecendo a economia nacional.

Não é aquela que está expressa

Nesta situação, tudo está em ordem, excepto a descrição da transacção. Efectuou-se a despesa, o valor é real, a transacção é que não corresponde à realidade. Casos há, em que as empresas têm, muitas vezes, excesso de determinado tipo de despesas que fogem ao limite da razoabilidade e então tentam de alguma forma, que os seus fornecedores lhes emitam os documentos com outras descrições. Também pode acontecer que as despesas digam directamente respeito a bens particulares dos sócios e para que seja custo para a empresa tenha de ter outra descrição. Por exemplo, efectuou-se uma reparação num carro de um sócio e quem paga é a empresa. Correctamente esta despesa deveria ser imputada à conta desse sócio, mas para que a empresa a considerasse como custo a sua discriminação não poderia ser esta. Seria, por hipótese, “reparação de uma máquina” ou qualquer outra que se adaptasse à actividade da empresa emissora.

A despesa existe mas a data é diferente da transacção

Por vezes, por conveniência da empresa, não interessa contabilizar uma determinada despesa num mês ou até num exercício fiscal. Então diferem-se ou antecipam-se estas despesas para datas mais convenientes, com o fim de beneficiar resultados ou adiar o pagamento de impostos em determinados períodos. Normalmente, esta é uma situação que se poderá verificar mais frequentemente entre dois exercícios fiscais, ou por diferimento da despesa ou pela sua antecipação, manipulando os resultados da empresa e violando um dos princípios mais importantes da contabilidade, a especialização dos exercícios.
Em quaisquer destes tipos de despesas pode estar implícita, e normalmente está, uma intenção fraudulenta, com o fim de delapidar o activo das empresas em proveito próprio. A fraude é um assunto que vem a propósito neste trabalho e sobre o qual falarei num capítulo mais adiante.

4.2 – História das despesas confidenciais (sinopse histórica)

Antes de 1975

Não havia qualquer tipo de legislação em relação às Despesas Confidencias , as empresas utilizavam-nas da forma que mais lhes interessava, sem qualquer limite ou penalização. A contabilização era feita consoante o critério adoptado na empresa, já que a utilização do Plano Oficial de Contabilidade foi imposta apenas em 1977 pelo Decreto-Lei nº 47/77 de 7 de Fevereiro, obrigando todas as empresas a utilizá-lo, instituindo assim, um método uniforme.

Em 1975

Só neste ano, surgiu a primeira regulamentação legal das despesas confidenciais. Após uma mudança brusca da política em Portugal, o Governo pós-revolução procedia à primeira “Reforma do Sistema Tributário, tendente à sua racionalização e à atenuação da carga fiscal sobre as classes desfavorecidas, com vista a uma equitativa distribuição do rendimento”.

Pretende-se com esta reforma proceder à correcção de distorções, algumas de bastante relevância, nomeadamente as que resultam de uma evasão fiscal muito acentuada.

Nesta perspectiva, foi aprovado pelo Decreto-Lei nº 375/74 de 20 de Agosto (Anexo 3A) a Reforma Fiscal.

Como atrás foi dito, é este o primeiro diploma legal que trata as despesas confidenciais até ali sem qualquer penalização; os nºs 1 e 2 do Artigo 27º deste Decreto-Lei proíbem todas as empresas comerciais e industriais de as efectuarem, penalizando-as com multa igual ao montante das despesas efectuadas. Com esta medida, o legislador pretende desmotivar as empresas de realizarem este tipo de despesas.

Em 1983

Passados oito anos, o Governo, e face à experiência obtida de que em alguns casos este tipo de despesas se mostram necessárias ao bom prosseguimento das actividades empresariais, fixa um limite máximo para a sua realização, uma vez que a revogação do anterior preceito legal criaria distorções e uma possível aptidão à evasão fiscal. Assim, o Decreto-Lei nº 235-F/83 de 1 de Junho (Anexo 3B) dá nova redacção ao Artigo 27º do Decreto-Lei nº 375/74 e estabelece que as empresas só serão penalizadas se as despesas confidenciais excederem 1 % da facturação da empresa ou no máximo de 10 000 contos. Até aos nossos dias, este tipo de despesas têm sido objecto de agravamentos e desagravamentos, tendentes a uma situação de maior equilíbrio.

Em 1986

O Governo determina com o Decreto-Lei nº 167/86 de 27 de Junho (Anexo 3C) um novo limite máximo, sendo agora reduzido para 0,5 % da facturação com um limite de 5 000 contos.

Em 1988

Pela Lei nº 2/88 de 26 de Janeiro (Anexo 3D) que aprova o Orçamento Geral do Estado para 1988, o Artigo 27º do Decreto-Lei nº 375/74 passa a ter nova redacção. As despesas confidenciais passam a ser tributadas à taxa da Contribuição Industrial agravada em 20 %, ou seja, sendo a taxa da C. I. de 30 % estas despesas passam a ser tributadas em 50 %. Os limites da sua penalização foram no entanto desagravados para 2 % do valor da facturação total da empresa, sem qualquer valor máximo.

Com a entrada em vigor do novo Código do IRC, aprovado pelo Decreto-Lei nº 442-B/88 de 30 de Novembro, a penalidade estabelecida no Decreto-Lei nº 375/74 foi revogada. Relativamente ao exercício de 1989, estas despesas apenas não eram aceites como custos ou perdas conforme a alínea h) do nº 1 do Artigo 41º, já que o Código da Contribuição Industrial fora também revogado e, assim, o agravamento de 20 % previsto pela Lei nº 2/88 não fazia sentido.

Em 1990

E novamente para fazer ajustar à nova realidade fiscal, no Artigo 4º do Decreto-Lei nº 192/90 de 9 de Junho (Anexo 3E) entende o legislador passar a tributar as despesas confidenciais ou não documentadas a uma taxa autónoma de 10 %, isto é, a empresa além de não as poder considerar como custos ou perdas do exercício, pagando sobre elas uma taxa de 36 %, tem ainda de liquidar mais 10 % sobre o seu valor; ao todo estas despesas passam a ser tributadas em 46 %. Independentemente da empresa apresentar ou não prejuízo para efeitos fiscais, as despesas confidenciais são sempre tributadas à taxa autónoma de 10 %.

Em 1994

Finalmente, e com vista a um duro combate à fraude e evasão fiscais, que se tem vindo a desenrolar, não só no nosso país como a nível internacional, pretendeu o legislador, ao propôr a Lei do Orçamento Geral do Estado para 1995, agravar a taxa autónoma deste tipo de despesas de 10 para 40 %, tentando deste modo desincentivar as empresas à sua prática, medida esta que viria a afectar gravemente muitas empresas que, pela natureza da sua actividade, são obrigadas a recorrer a elas.

Entretanto, após a discussão da lei do Orçamento na Assembleia da República e sua publicação – Lei nº 39-B/94 de 27 de Dezembro (Anexo 3F) – verificou-se uma apreciável melhoria em relação ao regime constante na proposta inicial do Governo. Acabou por se optar por um critério mais gradualista na penalização destas despesas que, em virtude das alterações propostas, passarão a ser tributadas em 25 %. As empresas que efectuarem este tipo de despesas pagarão sobre elas cerca de 65 % de IRC (36 % de IRC, mais 10 % de derrama municipal sobre 36 %, mais 25 % de taxa autónoma de tributação).

5 – Erros e fraudes

5.1 – Conceitos

Os erros podem ser voluntários ou involuntários.

Se voluntários , há intenção dolosa de alterar as contas ou uma determinada situação. São as chamadas irregularidades ou fraudes, pois há burla, malversação de valores de uma empresa ou manipulação dos seus elementos em benefício do defraudador.

A fraude pode resultar de:

1- Manipulação, falsificação ou alteração dos registos dos documentos;
2 – Apropriação indevida de activos (desfalques);
3 – Supressão ou omissão dos efeitos de transacções constantes dos registos ou dos documentos;
4 – Registo de transacções irreais;
5 – Má aplicação de políticas contabilisticas.

Estas irregularidades poderão estar relacionados com registos ou documentos falsos ou fantasiosos, e envolver, isoladamente ou em conluio, um ou mais indivíduos da Administração, empregados ou mesmo terceiros.
As fraudes decorrem da combinação da falta de integridade com irreprimível desejo de proveito pessoal. Costumam ser divididas em duas categorias: fraudes a nível de pessoal dirigente e fraudes a nível de pessoal subalterno. A primeira é a mais importante e a mais insidiosa já que afecta a integridade da Administração e passa normalmente despercebida, até a empresa ter sofrido danos irreparáveis.

As fraudes podem assumir várias modalidades:

a) Não encobertas – O autor não considera necessária a sua ocultação, devido à existência de um fraco controlo interno;
b) Encobertas temporariamente – São feitas sem afectar os registos contabilísticos. A título de exemplo refere-se a retirada de dinheiro proveniente de cobranças, omitindo o respectivo registo de modo que o seu montante possa ser coberto com o registo de cobranças efectuadas posteriormente;
c) Encobertas permanentemente – São aquelas em que os autores se preocupam em alterar a informação contida nos registos, para assim ocultar a irregularidade. Por Exemplo: a retirada de dinheiro poderia ser encoberta, falsificando-se as somas de algumas contas de despesas ou falsificando-se o próprio documento de despesa.

Quando involuntário, o erro reveste características diferentes, não há intenção dolosa, trata-se de faltas não intencionais nas demonstrações financeiras. São cometidos independentemente da vontade da pessoa que os pratica. Os seus autores não têm qualquer intenção em causar danos à empresa. Podem ser causados por:

a) Incompetência – Quando a pessoa que os praticou não tem os conhecimentos indispensáveis, quer técnicos quer teóricos, para a tarefa que pratica.
b) Negligência – São os erros cometidos por manifesta inobservância por parte do sujeito das regras, directrizes ou normas de segurança, que permitem evitar tais erros. Estão, na maior parte das vezes, associados a forte desmotivação.
c) Descuido ou inadvertência – Quando são praticados sem a concorrência das circunstâncias referidas nas duas situações anteriores e que resultam de mera natureza falível do homem segundo o princípio geralmente aceite de que “errar é humano”.

5.2 – Responsabilidade das empresas

O erro ou omissão está consagrado em diversos diplomas legais. Quando se trata do erro propriamente dito, aquele que acontece involuntariamente, há sempre a possibilidade de o corrigir, através de um lançamento de estorno, conforme prevê o Artigo 39º do Código Comercial.
Quanto aos feitos voluntariamente, não há qualquer intenção de os corrigir. Quando detectados, as empresas terão de se sujeitar às penalidades impostas, consoante a gravidade da fraude em causa.
A criminalização deste tipo de fraudes vem consagrada no Regime Jurídico das Infracções Fiscais Não Aduaneiras (RJIFNA), onde são considerados crimes fiscais pelo seu Artigo 23º e seguintes:

a) A fraude fiscal, que compreende entre outros: a ocultação ou alteração de factos ou valores que devam constar das declarações para efeitos fiscais, afim de que a Administração Fiscal avalie, determine ou controle a matéria colectável; a falsificação, viciação, ocultação e destruição de documentos fiscalmente relevantes;
b) O abuso de confiança fiscal, onde prevê a penalização para aqueles que, sendo obrigados legalmente a entregar prestação tributária, não o fazem, obtendo assim vantagem patrimonial. É exemplo flagrante a utilização de facturas falsas, que além de reduzirem lucros nas empresas que as utilizam, contribuem para o enriquecimento daqueles que as emitem a troco de uma comissão.
c) A frustração de créditos fiscais, prevê a penalização para aqueles que, sabendo que têm imposto a pagar, fazem desaparecer todo o seu património com a intenção de frustrar a cobrança do mesmo.

As penas para este tipo de infracções são o pagamento de multa calculada em dias, que no caso de não ser paga origina ao infractor a pena privativa da liberdade.
Como caso concreto e que é do conhecimento geral, posso dizer que há actualmente uma “invasão” de facturas falsas detectadas em grandes empresas de construção civil (Figuras 1 e 2). Foi largamente noticiado que os valores de IVA arrecadados ilegalmente e IRC sonegado eram avultados, na ordem dos 3 milhões de contos. Estão várias empresas indiciadas e prevê-se que os emissores das facturas sejam condenados a uma pena que poderá ir até 10 anos de prisão por crime de burla agravada e os Gestores das empresas utilizadoras desses documentos estejam sujeitos a uma pena menor, sendo julgados por falsificação e viciação de documentos.

Figura 1

Figura 2

5.3 – Responsabilidade dos Administradores e Gerentes

Apesar das empresas saírem bastante penalizadas neste tipo de situações, devido às sanções pecuniárias a que estão sujeitas, podendo ficar sem qualquer património, em favor do Estado e dos restantes credores, os seus Administradores ou Gerentes também não saem ilesos. A aprovação do novo Código do Processo Tributário, pelo Decreto-Lei nº 154/91 de 23 de Abril, alarga os limites da responsabilidade por dívidas nas sociedades de responsabilidade limitada, e no estabelecimento individual de responsabilidade limitada, uma vez que nos outros tipos de sociedades, pelas dívidas já eram responsáveis os seus sócios ou Gerentes subsidiária e solidariamente, conforme preconiza o Código das Sociedades Comerciais.

Assim no seu Artigo 13º e em relação às sociedades de responsabilidade limitada estabelece o seguinte:

“Os Administradores, Gerentes e outras pessoas que exerçam funções de administração nas empresas e sociedades de responsabilidade limitada são subsidiariamente responsáveis em relação àquelas e solidariamente entre si por todas as contribuições e impostos relativos ao período do exercício do seu cargo, salvo se provarem que não foi por culpa sua que o património da empresa ou sociedade de responsabilidade limitada se tornou insuficiente para a satisfação dos créditos fiscais.”

Tudo isto significa que se houver procedimentos fraudulentos numa empresa e caso os seus bens não sejam suficientes para a liquidação das contribuições ao Estado, responderão solidariamente com os bens dos sócios, Administradores ou Gerentes que, perante o Estado, são sempre culpados, cabendo-lhes a eles apresentar provas da sua inocência. Portanto, deveriam pensar duas vezes antes de incorrer neste tipo de situações que não são prejudiciais só para eles mas para toda a economia.

Costa, Manuela da Cruz Amorim. (1995). Instituto Superior Politécnico de Viana do Castelo Escola Superior de Tecnologia e Gestão Curso de Gestão. Trabalho Online Aqui


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